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外賓接待

外賓接待為本室職掌之一,本室擬定「本校接待外賓作業流程」乙份,作為接待準則。

 一、案件發動:

(一)來源: 1.上級機關指令。 2.長官指示規劃。 3.受理國內、外政府機關團體及高 中、職 以 上學校來函請求。

三、主辦單位:

(一)公共關係室:負責辦理參訪之接待。 1簽擬接待程序並負責各項路線規劃接待事宜。 2負責校況簡介資料、宣導品、場地之事前準備工作。 3協調各會辦單位預作準備。  

(二)秘書室、學務處:負責辦理全校性大型活動。  

(三)各系所:負責辦理各系學術研討會、學生各種活動。

四、會辦單位:

(一)秘書室:負責派員播放多媒體簡報事宜。

(二)總務處: 1門禁管制、指揮與外賓停車安排。 2佈置、安排、開放簡報會場。 3提供外賓宣導品。 4調度使用車輛派遣。

(三)學務處:開放柔道場、靶場供外賓參觀,並派員現場解說事宜。

(四)教務處:派員參與座談會、研討會之類,對外賓提問相關業務之解答。

(五)學生總隊: 1協助支援學生接待大型機關團體、學校團體。 2外籍學生支援接待、翻譯該國語言。

(六)圖書館:負責開放世界警察博物館並派員導覽解說。

(七)科驗室:支援錄、攝影事宜。

(八)主計室:有關餐敘、座談會所需餐費、茶水費用之核銷。

(九)人事室:辦理假日、晚間加班同仁補休事宜。 

五、核定:  

(一)屬於重要外賓參訪計畫者:須先簽會主計室同意後,依程序陳校長核定。

 (二)屬於一般外賓參訪計畫項目者:依程序陳主任秘書核定。

六、執行接待部分:  

(一)準備議題資料、談話內容。 

 (二)製作行程表:包括相關行程日程、電話預先聯繫各機關外賓聯絡人抵達學校  時間、抵達學校前之位置、及其他隨時應掌握注意事項等。

(三)準備宣導品:含清單、請領、包裝、裝箱等。

(四)迎接外賓地點:力行樓前迎接外賓抵達。

(五)引導外賓參觀至接待計畫表中所列之參觀項目並介紹校內各項學習場所、教學設施。

(六)接待結束:歡送外賓地點(視狀況隨時可調整)。

*注意事項:

(一)承辦各項外賓接待(含學術研討、演講會)蒞校參訪之各相關承辦人員,事前對掌握參訪團體之聯絡人、場地、路線、資料之準備,應做詳實規劃、預做現場勘查。

(二)學生參與各項學術研討會、演講會,事前應考量學生上課時間,對於學生上課若有跨時段問題,亦請事先作協調,避免發生學生中途離席,影響研討會之品質與立意。